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Never Miss an Opportunity to be Fabulous
~光り輝くことのできる機会を見逃すな~
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久しぶりに
昨日セミナーに参加してきました。
自分の備忘として気づいたことを記しておこうと思います。

全てはフロー

  • お金
  • 知識
これらのことって全ていかにフローの絶対量を増やすかということがこれから大切になってくる。
結果的にストックになるのは構わないが、ストックさせようとすると流れが止まる。
成長とはこれらのフローの絶対量を増やそうとする取り組み。

なかなか実感が湧きにくいところだけれど、まずは知識のフロー、アウトプットを強めたい。
他の方もブログで書かれているけれど、やっぱりこれは自分の筋トレ。

半年以上も更新してなかったんだなってことにいまさら気づきました。
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自分の成功法則
目の前に左右に分かれる道があったら、とりあえず最初左に少し行ってみて思い返して右に行きなおし、
やっぱり最初の道が正しかったと思ってまた左に戻る@hidejun1981です。えぇ、優柔不断です。

昨日も松岡修造さんの本がテレビで取り上げられていた。
まだ読んではいないのだけれど、「自分の成功法則」を自分でまとめるのがとても大事だと思う。
たとえば、「眠れないときに鮨を食べることを考える」なんていうのは多分松岡さんくらいだろう(笑)

「なぜうまくいったのか」は最初の段階ではあんまり考えなくていい。
まずうまくいったときにはうまくいったことを記録しておく。
そして柳の下のどじょうを狙う。

なぜっていうのはたとえば応用したいときとか自然に考えるようになるんですよね。
あまり最初の段階で「なぜ」を固めてしまうとそれにこだわってしまうような気がします。

重要なことを優先するために、タスク管理の際に考えるべきこと3つ

重要なことを優先するために


どのタスク管理ツールもそうですが、「重要なことを優先する」ことを忘れてしまうと、途端にストレスの原因になってきます。
TaskChuteも残念ながら例外ではありません。

最初のうちは記録(ロガー)として使っているのでかまわないのですが、そこからタスク管理項目を加えようとすると「あれもできていない、これもできていない」となってしまい、ストレスの原因になります。

これを避けるために3つの方策が考えられます。
  • 1回でやりきろうとしない
  • 5分でいいからやる
  • 8割にとどめる


1回でやりきろうとしない


人間の集中力には限界があります。
客観的に見ると1時間のタスクもできるように考えてしまうかもしれません。
しかし、それは本当に可能でしょうか。

仮に同じタスクの繰り返しが1時間続くとしたら(まずなかなかそのような状況自体がないかもしれませんが)、
少なくとも2回に分けることをお勧めします。
大体オフィスなどにおいて、30分を超えて集中して作業するということはまず不可能なことだと考えた方がいいでしょう。
1時間の予定だったところを中断されるよりも、30分の予定だったところを中断される方が精神的ダメージは小さくてすむのです。

5分でいいからやる


緊急なことは大体期限が決まっています。
それに対して重要なことには期限が決められていないことが多いのです。
(締め切りが迫っていないタスクについての考え方は、ksさんのエントリが大変参考になります)

期限が決められていないタスクへの取り組み方は2つあって、ひとつには締め切りを設定してしまうというものです。
ただ、自分で目標を設定するだけだとなかなか強制力が働きません。
周囲に宣言する、トリガー的な事柄を設定して環境を作る必要があります。

もうひとつの方法が、5分でいいからやるということです。
たとえば英語の本を読むというタスクを考えたときに、最初から1時間かけて読める人はなかなかいないでしょう。
わからない単語を調べながらだと集中力もだんだん落ちてしまいます。
そこで、5分でいいと思って始めてみると、少しずつではありますが確かに前進していけるのです。

8割にとどめる


スケジュールを設定するときにやりがちなのは、(自分が欲張りなだけかもしれませんが)時間枠目一杯にタスクを詰め込んでしまうことです。
もちろん、仕事をしていると緊急かつ重要なタスクが多くあります。
しかし、それを全部自分のタスクとして今日この時間枠でやらなければならないか、ということはもう一度よく考えてみる必要があります。

そのときの目安が8割なのです。
3時間の枠には3時間ではなく8割を目安に入れるようにしてみましょう。


セキュリティがきつくても使える!?タスク管理向けWebアプリ3選
会社でTaskChuteを使っていると、たまに興味津々に覗かれてドキドキすることもある@hidejun1981です。
こんばんは。

会社のパソコンだと、セキュリティがかなり厳しいところも多いのではないでしょうか。
僕の会社でもソフトウェアのインストールはもちろん、多くのサイトが閲覧できません。
Evernoteも含めて・・・。

今日は、そんな環境でも使える(かもしれない)WEBアプリを見つけてきました。
どれも僕が会社で使っているWEBアプリです。
僕のタスク管理にとってはなくてはならない存在になるような気がします。

それでは早速。


チェックリスト


タスク管理自体はセキュリティが厳しい状況でも、TaskChuteで何とかなります。
次に欲しくなってくるのが「チェックリスト」
タスクをいくつかまとめてしまうことで、余分な切り替え時間を減らしてくれます。

ルーチンのタスクで漏らしたくないものがあるときなどに非常に便利です。
ただ、これをエクセルで作ったりするのは非常に面倒。

ということで今暫定的につかっているのが、こちらのサービス。

Daily Todo
dailytodo.jpg
http://www.dailytodo.org/



残念ながら、日本語で登録すると文字化けしてしまうので、英語のみになります。

いいところは、アカウント登録が不要なこと。
URLで管理する形になるので、URLさえどこかで確認できれば、クラウド的に使うことができます。

これでばらけていたタスクを一まとめにできてかなりすっきりしました。


タイマー


タスク自体はTaskChuteで管理するとして、進行中どうするのかという問題があります。

「いまどれくらいか」という”作業時間が増加している”という状態が掴みづらい。
時間の経過がどうしても、TaskChuteでは掴めないのです。

それを解消するためにタイマーを使うようにしました。

”TaskChuteに存在する時空の穴”‐ なんかカラフルな生活 ‐ by 雪見大仏さん(@Goin_HRK) 


僕の場合iPhoneでは何度もエントリを書いたTaskMeasureを使っているので問題ありませんが、問題は会社。

ということで、これを使っています。

タイマーWEBフリーソフト
timerweb.jpg
http://stopwatchtimer.yokochou.com/timer.html


正直こだわりはありません。「タイマー」でぐぐっただけです(笑)


メモアプリ


本当はこの紹介だけで1記事書きたいくらい使ってるWEBアプリです。

そして本当はあんまり紹介したくありません。
紹介して有名になると、会社で使えなくなってしまうかもしれないからです。

が、そこはPVも少ない僕のブログ程度なら大丈夫だろうとタカをくくってシェアしてしまいます(笑)

Simplenote
simplenote.jpg
http://simplenoteapp.com/


いいところは3つあります。
  • 軽い
  • iPhoneで使える
  • Evernote形式で保存できる

このおかげで、家でも、会社でも、出先でも、とりあえず気になったことはこいつに放り込みます。
後でタスクとしてTaskChuteに登録するか、Evernoteに書き出すかを選びます。

惜しむらくは、Evernote形式にするのがかなり面倒・・・。
ですが、メモした日付がEvernoteのNotebook作成日になるのでそれも便利なところです。


ということで、セキュリティが厳しくてお悩みの方、まずはアクセスされてみてはいかがでしょうか。
(使えなかったらごめんなさい・・・また、会社の規程などに違反しないかなどは自己責任でご確認ください!)
タスク管理に取り組むときはまず仕事外からの方がいい4つの理由
ここ1ヶ月でテレビを見たのは7時間、ブログを書いたのは8.5時間の@hidejun1981です。
最近テレビの音がうるさく感じるようになってきました。

なぜ家でできていることが会社でできないか


家でのタスクについては、これまで何度かエントリに書いたような
TaskChute<=>iPhoneの組み合わせで上手くいくようになってきました。
問題は会社でのあり方です。
会社では同じTaskChuteの使い方をしているのですが中々うまくいかないのです。

いくつか理由は考えられますが、今考えつく主なものは4つです。
  • 会社でのタスクの方が家よりも多い
  • (特に平日は)家での時間は内訳・総量ともそれほど変化がない
  • 適切に取り組めば緊急・割り込みタスクは家の方が発生しづらい
  • 記録をベースにしたものになっているので緊急性が高いものとデイリータスクの組み合わせになってしまっている


会社でのタスクの方が家よりも多い


当たり前ですが、会社で過ごす時間も圧倒的に長いわけですから、タスクの量も多くなります。
ざっと見てみたところですと、僕の場合、家のタスク量が平日40個・土日50個弱程度なのに対し、
会社のものは大体6~70個程度になります。
1.5倍の量になると管理するのも大変になってきます。


(特に平日は)家での時間は内訳・総量ともそれほど変化がない


家のタスクはそのほとんどが繰り返しです。
特に、重要な分野に取り組むことを一度組み込んでルーチン化してしまえば、
しっかりとこれができているという感覚をもつこともできるようになるのです。


適切に取り組めば緊急・割り込みタスクは家の方が発生しづらい


仕事外のことはある程度簡単に予想をつけることができます。
ほとんどの場合、人から影響を受けることはそう多くはないか、
あったとしてもごく限られた程度のものです。

その大半は人付き合いに起因するもので、たとえば友達にちょっと飲みに行かないか、
と誘われるようなものでしょう。
自分が取り組むべき重要課題と比べてどちらを優先するか。
その判断は比較的容易なものではないでしょうか。

買い物や家事の依頼もたまにはあるかもしれませんが、それもある程度パターンがあるもの。
前もって把握しておけば予定もたてやすいというものです。


記録ベースから作ると緊急性が高いものとデイリータスクの組み合わせになってしまう


もう一つの問題は、TaskChuteが記録ベースに作ることが多いことです。
これの利点は昨日と同じ一日を容易に再現できることですが、
逆に昨日と同じ一日を再生産してしまうこともまたありうるのです。
重要課題について前向きに取り組むことを意識していかなければ、
容易に緊急課題に振り回される単なるタスク管理ツールへと堕落してしまうのです。


これからTaskChuteへ取り組もうとされる方へ


仕事の改善のために取り組まれたいという気持ちの方も多いと思います。
しかし、まずは家のことからやってみることをお勧めします。
理由は私が上に挙げたとおりの理由で、却って家でやる方がうまくいきやすいのです。
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